隨着學校教學設備及固定資產種類愈來愈多，單靠試算表和人手盤點已難以應付日常運作和審計要求。越來越多學校開始尋找「物資管理系統」或「asset management system」，希望透過系統化方式掌握設備分布、使用情況和整體資源運用。同時，部分學校已部署網絡監控工具，關心新系統能否與現有 IT 架構整合，甚至希望在資產管理之上，結合 SNMP 等網絡監控能力。
要判斷一套系統是否合適，首先要回到資產管理本身的目的。對一所學校而言，資產不僅包括機房設備，還涵蓋課室及電腦室的桌面電腦、手提電腦和平板電腦，投影機、顯示屏、音響設備，實驗室儀器、課室傢具，以及各類教學輔助工具。合適的物資管理系統，應能為每件資產建立清晰紀錄，說明它是甚麼、現時存放在哪裡、由誰保管、何時維修過，以及在需要點算或核對時，可以迅速找出相關資料，減少依賴個別人員記憶或散亂文件。
在技術實現上，採用 RFID 物資管理是一個愈來愈常見的選擇。為資產貼上 RFID 標籤，配合手提或固定式讀寫設備，管理人員可以在短時間內完成大範圍掃描，同時讀取多件物品，不必逐件查找；盤點工作由數天縮短至數小時，錯漏亦相應減少。此外，系統會保留資產移動及狀態變更紀錄，有助減少物資「去向不明」及重複購置的情況，讓學校更清楚現有資源是否被善用。
另一方面，以 SNMP 等協定為基礎的網絡監控工具，主要用於監察伺服器、交換器、無線基地台等已聯網設備的運作狀態和負載情況，協助 IT 團隊及早發現故障，維持穩定的網絡服務。這類功能對日常教與學十分重要，但所關注的是設備當下的運作狀態，而不是資產在不同部門和場地之間如何配置與管理。若單靠網絡監控平台，往往只覆蓋少部分 IT 設備，難以回應學校在物資管理上的整體需要。
因此，較穩健的做法，是把物資管理系統視為整個架構的基礎：先透過合適的資產標識及盤點技術（例如 RFID 物資管理），建立完整而準確的資產台帳，覆蓋學校主要資產類別；其後，再視乎網絡規模和 IT 發展情況，考慮把 SNMP 等網絡監控能力整合到同一平台，讓關鍵設備除了有完整資產紀錄，亦能顯示即時運作狀態。這種分階段、分層次的規劃方式，有助學校在有限預算下，同時兼顧資產治理、資源運用和網絡穩定，並逐步建立起更完整的智慧校園管理框架。
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撰文：Man Ip / Head of Smart Education
擁有超過10年學校圖書館系統設計經驗，曾參與教育局UNION CATALOG平台製作，長期支援學校圖書館智能化發展，並具備2年RFID圖書館設備使用流程設計經驗，致力推動教育資源智能化管理。
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媒體報導：校園直擊｜中華傳道會呂明才小學AI創意融入閱讀 智能圖書館採RFID技術革新借閱模式
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